RÈGLEMENT INTÉRIEUR
AVF POITIERS
Préambule
L’objectif du règlement intérieur est de préciser de façon pratique les modalités de fonctionnement de l’association. Il devient un ensemble de références par rapport à l’organisation et au fonctionnement de l’association et de ses activités.
Le règlement intérieur complète les statuts de l’association.
Article 7. – PERTE DE LA QUALITE DE MEMBRE…………………………………………………………………………………………………5
Cf. statuts
Cf. statuts
Pour réaliser son objet, l’association pourra notamment, sans que cette liste soit limitative :
- Créer, mettre en œuvre, développer ou participer à des permanences d’accueil ouvertes à tous adhérents et non adhérents ;
- Mobiliser un large réseau de bénévoles dotés de profils permettant le fonctionnement de l’association ;
- Mobiliser des compétences externes dans des domaines complémentaires aux activités de l’association ;
- Créer, réaliser ou solliciter la réalisation d’enquêtes, de sondages, … ;
- Organiser et participer à toutes instances, groupes de travail, commissions, tables rondes… en lien avec son objet ; y nommer les représentants de son choix ;
- Mettre en place des actions de communication et de sensibilisation liées à l’objet de l’association et notamment administrer tout site Internet institutionnel AVF ;
- Elaborer et publier tout document et notamment tout support de communication (lettre, ouvrage, plaquettes, affiches, brochures, …) ;
- Organiser et participer à des congrès, journées nationales, conférences ou toute autre manifestation ;
- Elaborer des partenariats de toute nature avec tout organisme dont la collaboration pourrait lui être utile ;
- Recruter tout personnel pour la réalisation de son objet ;
- Offrir de manière permanente ou occasionnelle des produits à la vente ou des prestations de services entrant dans le cadre de son objet, ou susceptible de contribuer à sa réalisation.
- Organiser des sessions de formations adaptées aux besoins des bénévoles
Cf. statuts
La cotisation d’adhésion ou son renouvellement doit être réglée par chèque au nom de l’AVF de Poitiers .
Son montant est fixé par l’assemblée générale.
Les nouveaux arrivants ou adhérents s’acquittent de leur cotisation au moment de leur adhésion. S’ils s’inscrivent à partir du 1 Mars, ils ne paieront qu’une demi-cotisation pour l’année en cours.
S’ils s’inscrivent après le 1 Mai, leur cotisation comptera pour le reste de l’année en cours et jusqu’au 30 juin de l’année suivante.
A partir de la deuxième participation à une animation, l’adhésion est obligatoire.
Le renouvellement de l’adhésion peut être réglé à partir du 1 Mai, sur la base de l’exercice précédent avec réajustement si nécessaire sur le nouveau montant de l’adhésion , fixé par l’ Assemblée Générale, et obligatoirement avant le 31 Octobre.
Un mailing de relance pourra être fait pour les adhérents des années N-1 et N-2.
Une fois versées, les cotisations et contributions sont propriété de l’association.
Lorsqu’il perd sa qualité de membre, le dit membre reste tenu au paiement des cotisations échues et de l’année en cours.
Cf. statuts
- Comptes et documents annuels :
Il est tenu une comptabilité en recettes et en dépenses ou, si nécessaire, une comptabilité établie selon les normes du plan comptable associatif et faisant apparaître annuellement un compte de résultat avec situation de trésorerie et, le cas échéant, un bilan et une ou plusieurs annexes.
Les comptes annuels sont tenus au siège social à la disposition de tous les membres, avec le rapport moral d’activités, le rapport financier, le rapport du membre désigné contrôleur aux comptes et le cas échéant, le rapport du commissaire aux comptes, pendant les quinze jours précédant la date de l’assemblée générale ordinaire appelée à statuer sur les comptes de l’exercice clos.
- Contrôleur aux comptes :
En cas de besoin, l’assemblée générale ordinaire peut nommer un contrôleur aux comptes bénévole choisi, en dehors des membres du conseil d’administration (membre ou personne extérieure).
Le contrôleur aux comptes établit et présente, chaque année, à l’assemblée générale appelée à statuer sur les comptes de l’exercice clos, un rapport rendant compte de sa mission
La qualité de membre bienfaiteur peut être donnée, sur décision du conseil d’administration, aux personnes physiques ou morales qui apportent sans contrepartie leur soutien financier ou matériel à l’association. Les membres bienfaiteurs sont dispensés du paiement d’une cotisation. Ils peuvent assister à l’assemblée générale, à titre consultatif.
Article 7. - Perte de la qualité de membre
Voir statuts
Le conseil d’administration sera composé d’un maximum de 17 administrateurs. L’assemblée générale vote, sur proposition du conseil d’administration, le nombre de postes à pourvoir.
Les administrateurs sont élus par l’assemblée générale ordinaire pour un mandat de 3 ans renouvelable 3 fois.
Un administrateur ayant atteint cette limite de mandat n’est pas autorisé à présenter une nouvelle candidature ou est révoqué de plein droit en cas d’atteinte de la limite en cours de mandat.
Deux membres de la même famille (époux, concubins, pacsés, frères, sœurs, ascendants…) ne peuvent pas faire partie du bureau.
Il y a incompatibilité entre un poste au bureau régional et la présidence d’un AVF local.
La liste des candidats est dressée par le conseil d’administration, adressée aux membres, le cas échéant complétée en séance. Chaque votant retient les candidats de son choix sans distinction ou hiérarchie.
Le dépouillement des bulletins de vote est réalisé par le secrétaire de séance et une autre personne désignée en début d’assemblée.
Seront considérés comme nuls, tous bulletins ne comportant pas le nombre de noms correspondant au maximum au nombre de postes à pourvoir.
Seront considérés comme élus, les candidats ayant obtenu le plus grand nombre de voix en fonction du nombre de postes à pourvoir. Le mandat des personnes ainsi élues est de trois ans.
En cas d’un nombre égal de candidats aux postes du Conseil d’administration à pourvoir, un vote à main levée est possible si l’assemblée est d’accord à l’unanimité. Le président de l’association le propose alors à l’assemblée générale qui l’acte à main levée.
En cas de vacance pour quelque raison que ce soit, d’un ou plusieurs postes d’administrateur, le conseil d’administration peut pourvoir à leur remplacement par cooptation, ce qui concède à l'administrateur nommé, les mêmes pouvoirs que ceux attribués à la personne remplacée. Cette cooptation doit être ratifiée par la plus proche assemblée générale. Les administrateurs nommés à la suite de cette cooptation le seront pour la durée restant à courir du mandat de leur prédécesseur.
Les fonctions d’administrateur cessent par :
- le terme du mandat
- le décès ou la dissolution
- la démission
- l’absence non excusée à 3 réunions consécutives du conseil d’administration
- la révocation par l’assemblée générale, laquelle peut intervenir ad nutum
- la dissolution de l’association
- la perte de la qualité de membre de l’association.
Cf. statuts
Le conseil se réunit toutes les fois que cela est nécessaire, et au moins une fois par trimestre, à l’initiative et sur convocation du président, ou sur demande du tiers de ses membres. Dans ce cas, le président a l’obligation de convoquer le conseil d’administration dans les 15 jours calendaires.
La convocation aux réunions du conseil est effectuée par tous moyens y compris par courrier électronique et adressée aux administrateurs au moins 8 jours avant la date fixée pour la réunion sauf en cas d’urgence.
Les convocations contiennent l’ordre du jour de la réunion, établi par le président ou par le tiers des membres du conseil d’administration à l’initiative de la réunion.
Les administrateurs disposent, 5 jours avant chaque réunion, d’un dossier complet sur les points soumis à délibération.
La présence de la moitié au moins des administrateurs est nécessaire pour que le conseil d’administration puisse valablement délibérer. Toutefois si ce quorum n’est pas atteint, une 2ème réunion convoquée le même jour, dans les mêmes conditions et avec le même ordre du jour pourra délibérer valablement quel que soit le nombre des participants.
Les administrateurs empêchés peuvent se faire représenter par un autre administrateur, muni d’un pouvoir à cet effet. Chaque administrateur ne peut disposer que d’un pouvoir en plus du sien. Les pouvoirs en blanc adressés à l’association sont distribués par le bureau aux membres présents.
Un administrateur absent peut exposer par écrit son avis sur les points prévus à l’ordre du jour.
Les décisions sont prises à la majorité des suffrages exprimés. Les abstentions ne sont pas comptabilisées comme suffrages exprimés, de même que les votes blancs ou nuls en cas de scrutin secret.
En cas de partage des voix, celle du président est prépondérante.
Le conseil d’administration peut entendre toute personne susceptible d’éclairer ses délibérations et notamment les bénévoles en charge d’activités d’accueil et d’animation ou encore les membres des commissions (s’ils n’ont pas par ailleurs la qualité d’administrateur).
Il est dressé un procès-verbal des réunions, signé par le président de séance et un administrateur.
En cas de nécessité, le président peut décider d’organiser la réunion du conseil en visioconférence ou de manière mixte en visioconférence et en présentiel.
Dans ce cas, sont réputés présents, les administrateurs qui participent à la réunion par des moyens de visioconférence ou de télécommunication permettant leur identification et leur participation effective à une délibération collégiale. Ces moyens doivent satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.
En cas d’urgence, le président peut également consulter les membres du conseil d’administration par écrit et notamment par voie électronique.
Le vote à distance est alors prévu, dans des conditions propres à garantir la sincérité du scrutin et, le cas échéant, le secret du vote.
Article 9. - Le bureau et ses membres
- Composition
L’élection des membres du bureau a lieu lors de chaque élection.
La durée du mandat des membres du bureau est de 3 ans.
Les membres sortants sont rééligibles.
- Compétences
Le bureau assure collégialement la gestion courante de l’association et veille à la mise en œuvre des décisions du conseil d'administration et de l’assemblée générale.
Il peut prendre toute décision nécessaire au bon fonctionnement de l’association dans l’intervalle de deux réunions du conseil d’administration sous réserve d’en rendre compte lors de la prochaine réunion du conseil d’administration.
En particulier, le bureau est compétent pour :
- Préparer le règlement intérieur et ses modifications à soumettre à l’approbation du conseil d’administration
- En cas d’urgence, décider d’engager toute action judiciaire ou autre action jugée utile à la défense des intérêts de l’association.
- Fonctionnement
Le bureau se réunit aussi souvent que l’intérêt de l’association l’exige à l’initiative et sur convocation du président ou de l’un quelconque de ses membres. La convocation peut être faite par tous moyens, si possible 5 jours à l’avance.
L’ordre du jour est établi par le président ou le membre ayant adressé la convocation.
Lors de la création de l’AVF, un membre du bureau de l’URAVF est membre de droit du bureau local pour apporter conseil et soutien à la nouvelle équipe pendant une durée de 3 ans maximum.
- Président
En complément des pouvoirs qui lui sont conférés en application des statuts, le président :
- est habilité à ouvrir et faire fonctionner, dans tous les établissements de crédit ou financiers, tout compte et tout livret d’épargne.
- fixe l’ordre du jour du conseil d’administration
- préside les réunions du bureau, du conseil d’administration et des assemblées générales
- veille à ce que les membres du Conseil d’administration disposent d’un dossier sur chacun des points soumis à la discussion des administrateurs et ce dans un délai de 5 jours précédant la réunion dudit conseil
- Trésorier
Le trésorier assure la gestion financière de l’association. A ce titre, il est chargé :
- D’établir ou faire établir sous son contrôle chaque année les comptes de l’association,
- De solliciter toute subvention,
- D’ouvrir et faire fonctionner, dans tout établissement de crédit ou financier, tout compte et tout livret d’épargne,
- De procéder à l’appel annuel des cotisations
- De procéder, sous le contrôle du président, au paiement des dépenses et à l’encaissement des recettes,
- D’établir ou faire établir sous son contrôle, lorsque c’est nécessaire, un compte d’emploi annuel des ressources collectées auprès du public
- D’établir ou faire établir sous son contrôle, un rapport financier à présenter à l’assemblée générale
- D’établir ou faire établir sous son contrôle le budget prévisionnel annuel qui sera arrêté par le conseil d’administration puis approuvé par l’assemblée générale
- De tenir informés le bureau et le conseil d’administration de l’état des comptes, une fois par trimestre au minimum.
Il peut déléguer ses pouvoirs à toute personne et notamment à un membre du Conseil d’administration de l’association, ainsi qu’à un salarié. Il peut, à tout moment, mettre fin aux dites délégations. Il informe les autres membres du bureau des délégations consenties.
- Secrétaire Général
Lorsqu’il existe, le secrétaire général veille au bon fonctionnement matériel, administratif et juridique de l’association. A ce titre, le secrétaire général :
- procède matériellement à la convocation du conseil d’administration et des assemblées
générales
- établit ou fait établir sous son contrôle, les procès-verbaux des réunions des assemblées
générales, du conseil d’administration et du bureau
- tient ou fait tenir sous son contrôle, les registres de l’association
- procède ou fait procéder sous son contrôle, aux déclarations à la préfecture, et aux
publications
- au Journal Officiel, dans le respect des dispositions légales ou réglementaires.
En l’absence de secrétaire général, ces missions sont confiées au président ou à un autre administrateur.
- Un responsable de l’accueil.
En l’absence du responsable en charge de la mission d'Accueil, cette mission est confiée au Président ou à un autre administrateur.
- Un responsable de la formation.
En l’absence du responsable de la formation, cette mission est confiée au Président ou à un autre administrateur.
- Le webmaster
En l’absence du responsable de la formation, cette mission est confiée au Président ou à un autre administrateur.
Si, au cours de son mandat, le président ou un membre du bureau démissionne ou décède, le Conseil d’Administration cooptera un nouveau membre pour ce bureau, élira un nouveau président ou réaffectera les fonctions au sein de ce bureau.
Tout membre élu ou chargé de responsabilités s’engage à suivre la formation correspondant à sa mission.
Les formations « Président » et « Gestion comptable » sont obligatoires pour le Président et le trésorier.
Secret des délibérations :
Ce qui est dit en réunion du conseil d’administration ou du bureau doit rester secret
10.1 Commissions et comités
Les membres des commissions qui peuvent être créées par décision du conseil d’administration sont choisis parmi les adhérents de l’association, par décision du conseil d’administration sur proposition du bureau, en fonction de leurs compétences.
Les commissions de travail ou comités constituent des organes de réflexion, d’action et d’échanges d’expériences sur toutes questions se rapportant à leur objet. Il s’agit d’organes consultatifs.
Elles adressent toutes propositions et avis au conseil d’administration.
10.2 Activités et Animations
La neutralité politique et confessionnelle s’impose au cours des animations et dans les locaux de l’AVF.
Exceptionnellement, pour l’organisation d’une formation ou d’une manifestation importante ou autre dans les locaux de l’AVF, une animation peut être supprimée.
L’AVF de Poitiers organise des permanences d’accueil au local : 15 Rue Marcel Paul 86000 Poitiers pendant les périodes scolaires le lundi et le jeudi de 14h30 à 16h30.
Ces permanences sont précisées sur nos supports de communication.
Les accueillants se réunissent au moins une fois par trimestre avec leur responsable.
Toute animation doit être un moment d’échanges, de convivialité et un support d’accueil pour les nouveaux arrivants ou adhérents.
Si ce n’est pas le cas, le conseil d’administration peut décider de sa suppression ou de son remplacement.
Aucune activité à but lucratif ne peut être exercée dans les locaux de l’AVF.
Des animations ponctuelles peuvent être payantes.
L’inscription à ces animations est enregistrée dès que le règlement, obligatoirement par chèque, est versé.
En cas d’annulation moins de 3 jours avant, la somme versée reste acquise à l’AVF, sauf en cas de force majeure justifiée.
De même, si l’AVF annule une animation payante, elle restituera les sommes versées.
Les locaux doivent être laissés propres après chaque animation (balayage des salles et des dégagements, nettoyage de la cuisine si elle a été utilisée).
Un planning « ménage des locaux » sera établi à la dernière réunion de programmation de l’année
Chaque animation devra désigner des volontaires.
Ce ménage se fera 1 fois par mois, il comprendra la grande salle, la petite salle, les dégagements (y compris les escaliers et l’entrée), la cuisine (sol, évier, appareils ménagers….), les lavabos et les toilettes.
En juin, une équipe de volontaires se retrouvera pour « un grand nettoyage complet » avant la coupure estivale des activités.
L’AVF fournit le matériel et produits d’entretien nécessaires.
L’AVF organise régulièrement tout au long de l’année des moments de partage et d’échanges (cafés conviviaux, galettes, portes ouvertes, soirées crêpes…) au cours desquels elle offre boissons, biscuits, etc …
En dehors de ces moments festifs programmés, il est du ressort de chaque activité d’organiser à ses frais, si elle le souhaite, ses propres goûters, apéritifs….
L’AVF a souscrit un contrat d’assurance en Responsabilité Civile qui couvre les accidents relevant de la responsabilité de l’association. L’adhérent n’a pas obligation de prendre une garantie individuelle accident.
Toute personne transportant des adhérents dans sa voiture le fait à ses propres risques.
La responsabilité de l’AVF ne peut être engagée.
La Charte, les statuts le règlement intérieur et le compte rendu de la dernière Assemblée Générale doivent être à la disposition des adhérents et sont affichés dans le bureau d’accueil.
Ils seront remboursés sur présentation de justificatifs (étant précisé que l’absence de justificatifs entraîne le refus de remboursement) et sur la base des orientations du budget prévisionnel défini par le Conseil d’Administration.
Les assemblées générales comprennent tous les membres de l’Association à jour de leur cotisation à la date d’envoi de la convocation de l’assemblée générale.
- Convocation
L'assemblée générale est convoquée par le conseil d'administration ou par des membres de l’association représentant au moins le tiers des droits de vote au sein de l’association, quelle que soit la catégorie de membre à laquelle ils appartiennent.
L’ordre du jour est fixé par le conseil d’administration.
Quand les assemblées générales sont convoquées à l’initiative de membres de l’association représentant au moins le tiers des droits de vote au sein de l’association, la demande doit être adressée un mois au moins avant la réunion.
Les demandeurs peuvent exiger l’inscription à l’ordre du jour des questions de leur choix. L’ordre du jour doit alors comporter les propositions qui ont été communiquées avec la demande par ces membres.
Les convocations sont adressées aux membres de l’association, au moins quinze jours à l'avance par lettre individuelle ou par courrier électronique, indiquant les modalités de la réunion.
Les documents utiles aux délibérations sont tenus à la disposition des membres ayant voix délibérative avant l’ouverture de l’assemblée.
- Modalités de réunions de l’Assemblée
L’assemblée générale ordinaire ou extraordinaire peut se réunir par des moyens de visioconférence ou de télécommunication permettant l’identification de ses membres et leur participation effective à une délibération collégiale. Ces moyens doivent satisfaire à des caractéristiques techniques permettant la retransmission continue et simultanée des délibérations.
Sont ainsi réputés présents, les membres qui participent à la réunion par de tels moyens.
L’assemblée générale peut également décider par consultation écrite et notamment par voie électronique ou par vote par correspondance.
Le vote à distance est alors prévu, dans des conditions propres à garantir la sincérité du scrutin et, le cas échéant, le secret du vote.
Les assemblées générales peuvent entendre toute personne susceptible d’éclairer leurs délibérations.
- Bureau de l’assemblée
L'assemblée est présidée par le président du conseil d'administration ou, à défaut, par le vice-président s’il existe, ou un président de séance désigné en entrant en séance.
L’assemblée désigne un secrétaire de séance chargé de rédiger le procès-verbal.
- Déroulement de l’assemblée
Le président de séance expose les questions inscrites à l’ordre du jour et conduit les débats en présence de scrutateurs volontaires désignés par l’assemblée générale.
- Votes
Les votes ont lieu à main levée sauf si le quart des membres sollicite un vote à bulletin secret.
Le vote par procuration est autorisé. Chaque membre actif dispose d’un droit de vote et peut détenir 2 pouvoirs au maximum en plus du sien.
Chaque membre peut se faire représenter par un membre de sa catégorie. Aucun membre ne peut s’y faire représenter par une personne non-membre de l’Association.
Nonobstant cette règle, les pouvoirs en blanc adressés au siège de l’association sont présumés émettre un vote favorable aux propositions de délibérations présentées par le conseil d’administration.
- Procès-verbaux
Les délibérations des assemblées générales sont constatées dans des procès-verbaux signés par le président et le secrétaire de séance.
L’assemblée générale ordinaire délibère sur toute question figurant à l’ordre du jour.
Outre les pouvoirs dont elle dispose en application des statuts, l'assemblée générale ordinaire nomme le cas échéant un commissaire aux comptes titulaire et un suppléant conformément à ses obligations légales, ou à défaut un contrôleur aux comptes au sein de l’association. Elle entend le cas échéant, le rapport du contrôleur aux comptes de l’association ou du commissaire aux comptes.
Les assemblées générales ne peuvent statuer que sur les questions figurant à l’ordre du jour, à l’exception de la révocation des administrateurs qui peut être décidée de manière immédiate, sans formalité.
Cf. Statuts
Cf. Statuts
Cf. Statuts
Cf. statuts
Cf. statuts
Le présent règlement intérieur entrera en vigueur à compter de son adoption par le Conseil d’administration sur proposition du bureau et s’appliquera jusqu’à ce qu’il soit expressément remplacé par une nouvelle version sur décision du conseil d'administration de l’association sur proposition du bureau.
Le présent règlement intérieur est rédigé en conformité avec les statuts. Dans le cas contraire, ce sont bien les statuts de l’association qui priment.
La Charte, les statuts le règlement intérieur et le compte rendu de la dernière Assemblée Générale doivent être à la disposition des adhérents.
Les comptes de résultat doivent être à la disposition des adhérents 15 jours avant l’Assemblée Générale.
Article 18 : Protection de la vie privée
Cf. statuts
REGLEMENT INTERIEUR APPROUVE PAR LE CONSEIL D’ADMINISTRATION LE MAI 2022
Règlement intèrieur